Wiele razy czytałem o czystym biurku jako symbolu i podstawie Kaizen. Zastanawiałem się dlaczego jest to takie kluczowe zagadnienie w procesie Kaizen. Jaki wpływ mają sprzęty znajdujące się na biurku na wydajność i efektywność pracy ? Otóż jakiś czas temu pogłębiając wiedzę na temat procesu KAIZEN, natknąłem się na zasadę stosowaną w fabrykach Hondy – 5S czyli Seiri , Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke . Po naszemu będzie to selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina.
Pewnie chcecie wiedzieć dlaczego o tym wspominam – bo wszystkie te zasady można zastosować na biurku a więc zaczynajmy :
Selekcja
Celowo zacząłem od tego “S”. Selekcja pokazuje które, rzeczy na biurku są potrzebne. Podczas przeprowadzenia selekcji na biurku okazało się ile rzeczy mam jeszcze do zrobienia. Znalazłem “milion” długopisów z których pisały… dwa. 3 szuflady podzielone na : art biurowe , drobiazg informatyczny, instrukcje i płyty .
Z początku było trudno się przyzwyczaić i po 2 razy zaglądałem do tej samej szuflady jednak po 3 dniach już nie myliło mi się nic. Dodatkowo posprawdzałem sobie płyty, bo standardowo żadna nie była opisana – znowu kosz się “wzbogacił” o kilka elementów. Żółte karteczki też poszły w odstawkę, ponieważ walały się po całym biurku – sposób dobry na ogarnięcie tego wszystkiego, jednak wadą jest denerwujące odlepienia i samoistne przemieszczanie. Znalazłem świetny dodatek do Chroma – Sticky Notes – żółte karteczki przylepiane w zakładce. Podczas zamknięcia przeglądarki nie tracimy informacji przylepionych do “tablicy”. Fajną cechą tego dodatku jest brak synchronizacji z czymkolwiek. Dla mnie to plus. Dlaczego? Pracę zostawiamy w pracy bez potrzeby zaprzątania sobie głowy poza nią. Do tego kieszeń z dyskiem na USB jeśli faktycznie musimy coś zabrać, a pendrive to za mało. Jeśli masz problem z selekcją, to najlepszą metodą jest całkowite wyczyszczenie biurka i dobierania sobie tylko tych rzeczy których się używa.
Systematyka
Systematyka jest najważniejszą zasadą. Odnosi się głownie do selekcji, sprzątania i standaryzacji, bo przecież nie chcemy systematyzować bałaganu.
Sprzątanie
W momencie, gdy selekcja i systematyka trwają w najlepsze sprzątanie to ogranicza się do wyczyszczenia laptopa i przetarcie biurka z kurzu. Trwa to raptem 2 minuty, a nie pół dnia. Teraz już wiem dlaczego Kaizen zwiększa produktywność – ponieważ skupiamy się na pierdołach leżących wokół, a nie na konkretnej pracy. Na prawdę można sporo czasu i nerwów zaoszczędzić, kiedy nie musimy szukać po raz 10 tej płyty lub dysku.
Standaryzacja
Z tą standaryzacją to w informatyce jest pewien kłopot, ponieważ jest wiele standardów definiujących to samo.
Tylko co zestandaryzować przy biurku ? U mnie w pracy wynikła śmieszna sytuacja otóż jako człowiek lubiący kawę, stawiałem ją na podstawku przy biurku. Jakie wielkie zdziwienie mnie ogarnęło, jak po urlopie podstawek podczas czyszczenia biurka nie chciał się odlepić. Tak oto do tej pory mam ten przyklejony podstawek, jako przykład standaryzacji. 
Samodyscyplina
Samodyscyplina pomaga nam utrzymywać 4s w ciągłym użyciu. Człowiek pracuje lepiej, wydajniej, dokładniej i szybciej.
Wnioski ?
Wnioski są jednoznaczne – wdrożenie projektu czyste biurko dało zaskakujące efekty. Nie tyle, ja mam czyste biurko, ale moi współpracownicy – patentowane fleje – bardziej zwracają uwagę na swoje biurka. Sam też zauważyłem, że projekt ” Czyste biurko” wdrożyłem nieświadomie w u siebie w domu . Jednak do dobrego człowiek szybko się przyzwyczaja.
